Chào các bác, em mới làm XNK chính thức được 7 tháng. Tiếp bước truyền thống cho đi mà không cần nhận lại của nhóm.
Em xin mạn phép chia sẻ 1 số kiến thức cơ bản cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK. Em dự tính viết thành các phần:
- Tiến trình thực hiện 1 đơn hàng XNK. Từ lúc đàm phán với khách, chốt hợp đồng, tiến hành thu mua, sản xuất, đóng hàng lên container, vận tải, kiểm hàng tại cảng đến, hối thúc thanh toán cho đến thực hiện đơn hàng kế tiếp.
- Quy trình đàm phán đơn hàng xuất khẩu (trái cây - vì em đang làm trái cây). Tất cả những đề mục cần đàm phán và lưu tâm trong đàm phán để không bị sót cũng như cập dập trong quá trình chuẩn bị
- Đánh giá rủi ro và các hình thức phòng tránh và xử lý rủi ro khi thực hiện XNK
Đương nhiên công việc XNK còn nhiều nhiều việc cần lưu tâm như nghiên cứu thị trường mục tiêu, chọn phân khúc khách có thể làm, tập trung nhắm bắn cho chuẩn, kênh tiếp cận khách online-offline, kỹ năng sales xuất khẩu. Nhưng với quỹ thời gian sắp tới. Em chỉ tiến hành viết tập trung vào 3 phần trên.
Trước mắt em xin chia sẻ phần ngắn nhất là Quy Trình Đàm Phán Đơn Hàng Xuất Khẩu (Trái Cây)
Quy trình đàm phán đơn hàng xuất khẩu trái cây
Những bước cần thống nhất với khách hàng trước khi tiến tới ký hợp đồng.
1. Sản phẩm
2. Thời gian giao hàng (lead time)
3. Chứng thư nhập khẩu (custom document)
4. Đóng gói chi tiết của khách (Packing requirement)
5. Điều kiện quy chuẩn của thị trường (Sản phẩm, đóng gói, nhãn mác)
6. Phương thức thanh toán (payment term)
7. Giá (the most important thing)
1 Sản phẩm
Sản phẩm cần đáp ứng
Tiêu chuẩn của nhà nhập khẩu: ví dụ chứng nhận Rainforest
Kích cỡ (size)
Trọng lượng
Hình thức
Mùi vị (taste)
2. Thời gian giao hàng
Thời gian giao hàng có thể hiểu là tổng thời gian xử lý đơn hàng (leadtime) hoặc đơn giản là thời gian giao tới đích đến (estimated arrival time). Thời gian giao hàng phải luôn nhỏ hơn thời gian vòng đời của sản phẩm (product selftime) nhằm sản phẩm đến đích mà không bị hư hỏng. Hợp lý nhất là Product Selftime = Leadtime + 7 days. 7 ngày này để nhà nhập khẩu có đủ thời gian bán hàng.
3. Chứng thư nhập khẩu
Những tài liệu cần thống nhất với nhà nhập khẩu nhằm thuận lợi cho việc thủ tục thông quan của hàng (custom clearance)
Hợp đồng thương mại (commercial contract)
Hóa đơn (invoice)
Danh sách đóng gói (packing list)
Vận đơn (bill of lading)
Kiểm dịch thực vật (Phyto)
Xuất xứ hàng hóa (Certificate of origin)
Giấy phép an toàn thực phẩm (nếu có-food safety)
4. Đóng gói chi tiết của khách
Đóng gói cần đáp ứng 2 yêu cầu: quy chuẩn của nước nhập khẩu và tiêu chuẩn của nhà nhập khẩu.
Quy chuẩn có thể là nhãn mác (hình dạng, kích thước, ngôn ngữ, v..v) Tiêu chuẩn về nhãn mác có thể là thông tin nhà nhập khẩu, màu sắc, logo v..v
Trong đó khách có thể yêu cầu chi tiết về đóng gói sản phẩm:
Số lượng trái 1 thùng
Phân loại kích cỡ
Phụ liệu đi kèm
5. Điều kiện quy chuẩn của thị trường
Đây chỉ là những điều kiện cơ bản
Thị Trường Châu u:
Canh Tác: Sản phẩm là Global Gap hoặc EuroGap
Sản xuất, chế biến: Quy chuẩn HACCP
Điều Kiện Khác: Nhãn mác (label), vật liệu đóng gói (food contact materials), còn nữa, ATTP (Food Safety); Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật (MRLs)
Mỹ
Canh Tác: Sản phẩm có mã vườn FDA
Sản xuất, chế biến: Cơ sở sản xuất có chứng nhận FDA
Điều Kiện Khác: Sản phẩm phải được chiếu xạ (Radiation) và công nhận bởi kiểm dịch Mỹ- APHIS ATTP (Food Safety),Nhãn mác (label), vật liệu đóng gói (food contact materials), còn nữa
Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật (MRLs) và thuốc kích thích tăng trưởng
Nhật
Sản xuất, chế biến: Cơ sở sản xuất có chứng nhận
Điều Kiện Khác: Sản phẩm phải được xử lý nhiệt (vapor heat treatment)
Bao bì ghi rõ bởi Cục Bảo Vệ Thực Vật kiểm tra: For Japan
Phyto hậu ký bởi kiểm dịch viên người Nhật
Hàn Quốc
Canh Tác: Sản phẩm có mã vườn đăng ký với Cục Bảo Vệ Thực Vật
Sản xuất, chế biến: Cơ sở sản xuất có chứng nhận với Cục Bảo Vệ Thực Vật
Điều Kiện Khác: Sản phẩm phải được xử lý nhiệt (vapor heat treatment)
Bao bì ghi rõ bởi Cục Bảo Vệ Thực Vật kiểm tra: For Korea
Phyto hậu ký bởi kiểm dịch viên người HQ
6. Phương thức thanh toán (payment term)
Cần đặc biệt lưu tâm phương thức thanh toán khi đàm phán hợp đồng. Có các điều kiện cơ bản:
- Letter of credit -LC (at sight,30 days,60days, 90days): Ngân hàng bên mua bảo lãnh thanh toán. Tùy thời hạn trong hợp đồng ghi là at sight (trả ngay) hay 30 days (sau 30 ngày) mà sẽ thanh toán. Đánh giá: rủi ro thấp nhất cho cả người bán và người mua.
- Telegraphic transfer -TT: thanh toán chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng. Tùy thuộc các bên đàm phán xem chuyển 1 lần hay chuyển nhiều lần. Đặt cọc ngay khi ký hợp đồng. Khuyến nghị nên đặt cọc, ít nhất là 30%. Đánh giá: rủi ro cao cho người bán và cả người mua.
- Document against payment- DP: phương pháp nhờ Ngân Hàng thu. 2 bên làm việc qua 2 ngân hàng, của người bán và người mua. Người mua thanh toán tiền cho ngân hàng người mua để nhận chứng thư, rồi mới có thể làm thủ tục thông quan hàng hóa. Các hình thức: DP at sight, 7 days, 30 days, v..v Tùy thuộc vào hợp đồng deal. Đánh giá: rủi ro rất cao cho người bán
- Document against acceptance- DA: trả chậm. Người bán đồng ý cho người mua nhận hàng (nhận chứng thư để làm thủ tục thông quan) rồi mới thanh toán. Trả chậm bao nhiêu ngày là tùy vào đàm phán. Đánh giá: rủi ro toàn bộ cho người bán.
- Open book account - ghi sổ trả sau. Người bán đồng ý cho người mua trả sau theo 1 thời gian nhất định (hoặc theo bao nhiêu lô hàng). Đánh giá rủi ro = (thanh toán DA) x (số lô hàng). Chỉ nên áp dụng cho khách hàng cực lâu năm hoặc trong giao dịch nội địa với khách thân tín.
7. Giá
Giá là yếu tố người mua quan tâm nhất. Tùy vào mỗi loại hàng (loại 1,2,3) mà giá khác nhau. Tùy vào lượng cầu trong nước cũng như quốc tế mà giá khác nhau. Cần tham khảo thông tin nguồn hàng trên 1 số trang như Globalprice.info, Freshplaza.com.
Giá quyết định hơn 70% yếu tố mua hàng, tiếp sau là chất lượng hàng, hình thức thanh toán, v..v
Bài chia sẽ của Anh Dương Đức Việt- Trưởng Phòng XNK công ty Phúc An
Em xin mạn phép chia sẻ 1 số kiến thức cơ bản cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK. Em dự tính viết thành các phần:
- Tiến trình thực hiện 1 đơn hàng XNK. Từ lúc đàm phán với khách, chốt hợp đồng, tiến hành thu mua, sản xuất, đóng hàng lên container, vận tải, kiểm hàng tại cảng đến, hối thúc thanh toán cho đến thực hiện đơn hàng kế tiếp.
- Quy trình đàm phán đơn hàng xuất khẩu (trái cây - vì em đang làm trái cây). Tất cả những đề mục cần đàm phán và lưu tâm trong đàm phán để không bị sót cũng như cập dập trong quá trình chuẩn bị
- Đánh giá rủi ro và các hình thức phòng tránh và xử lý rủi ro khi thực hiện XNK
Đương nhiên công việc XNK còn nhiều nhiều việc cần lưu tâm như nghiên cứu thị trường mục tiêu, chọn phân khúc khách có thể làm, tập trung nhắm bắn cho chuẩn, kênh tiếp cận khách online-offline, kỹ năng sales xuất khẩu. Nhưng với quỹ thời gian sắp tới. Em chỉ tiến hành viết tập trung vào 3 phần trên.
Trước mắt em xin chia sẻ phần ngắn nhất là Quy Trình Đàm Phán Đơn Hàng Xuất Khẩu (Trái Cây)
Quy trình đàm phán đơn hàng xuất khẩu trái cây
Những bước cần thống nhất với khách hàng trước khi tiến tới ký hợp đồng.
1. Sản phẩm
2. Thời gian giao hàng (lead time)
3. Chứng thư nhập khẩu (custom document)
4. Đóng gói chi tiết của khách (Packing requirement)
5. Điều kiện quy chuẩn của thị trường (Sản phẩm, đóng gói, nhãn mác)
6. Phương thức thanh toán (payment term)
7. Giá (the most important thing)
1 Sản phẩm
Sản phẩm cần đáp ứng
Tiêu chuẩn của nhà nhập khẩu: ví dụ chứng nhận Rainforest
Kích cỡ (size)
Trọng lượng
Hình thức
Mùi vị (taste)
2. Thời gian giao hàng
Thời gian giao hàng có thể hiểu là tổng thời gian xử lý đơn hàng (leadtime) hoặc đơn giản là thời gian giao tới đích đến (estimated arrival time). Thời gian giao hàng phải luôn nhỏ hơn thời gian vòng đời của sản phẩm (product selftime) nhằm sản phẩm đến đích mà không bị hư hỏng. Hợp lý nhất là Product Selftime = Leadtime + 7 days. 7 ngày này để nhà nhập khẩu có đủ thời gian bán hàng.
3. Chứng thư nhập khẩu
Những tài liệu cần thống nhất với nhà nhập khẩu nhằm thuận lợi cho việc thủ tục thông quan của hàng (custom clearance)
Hợp đồng thương mại (commercial contract)
Hóa đơn (invoice)
Danh sách đóng gói (packing list)
Vận đơn (bill of lading)
Kiểm dịch thực vật (Phyto)
Xuất xứ hàng hóa (Certificate of origin)
Giấy phép an toàn thực phẩm (nếu có-food safety)
4. Đóng gói chi tiết của khách
Đóng gói cần đáp ứng 2 yêu cầu: quy chuẩn của nước nhập khẩu và tiêu chuẩn của nhà nhập khẩu.
Quy chuẩn có thể là nhãn mác (hình dạng, kích thước, ngôn ngữ, v..v) Tiêu chuẩn về nhãn mác có thể là thông tin nhà nhập khẩu, màu sắc, logo v..v
Trong đó khách có thể yêu cầu chi tiết về đóng gói sản phẩm:
Số lượng trái 1 thùng
Phân loại kích cỡ
Phụ liệu đi kèm
5. Điều kiện quy chuẩn của thị trường
Đây chỉ là những điều kiện cơ bản
Thị Trường Châu u:
Canh Tác: Sản phẩm là Global Gap hoặc EuroGap
Sản xuất, chế biến: Quy chuẩn HACCP
Điều Kiện Khác: Nhãn mác (label), vật liệu đóng gói (food contact materials), còn nữa, ATTP (Food Safety); Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật (MRLs)
Mỹ
Canh Tác: Sản phẩm có mã vườn FDA
Sản xuất, chế biến: Cơ sở sản xuất có chứng nhận FDA
Điều Kiện Khác: Sản phẩm phải được chiếu xạ (Radiation) và công nhận bởi kiểm dịch Mỹ- APHIS ATTP (Food Safety),Nhãn mác (label), vật liệu đóng gói (food contact materials), còn nữa
Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật (MRLs) và thuốc kích thích tăng trưởng
Nhật
Sản xuất, chế biến: Cơ sở sản xuất có chứng nhận
Điều Kiện Khác: Sản phẩm phải được xử lý nhiệt (vapor heat treatment)
Bao bì ghi rõ bởi Cục Bảo Vệ Thực Vật kiểm tra: For Japan
Phyto hậu ký bởi kiểm dịch viên người Nhật
Hàn Quốc
Canh Tác: Sản phẩm có mã vườn đăng ký với Cục Bảo Vệ Thực Vật
Sản xuất, chế biến: Cơ sở sản xuất có chứng nhận với Cục Bảo Vệ Thực Vật
Điều Kiện Khác: Sản phẩm phải được xử lý nhiệt (vapor heat treatment)
Bao bì ghi rõ bởi Cục Bảo Vệ Thực Vật kiểm tra: For Korea
Phyto hậu ký bởi kiểm dịch viên người HQ
6. Phương thức thanh toán (payment term)
Cần đặc biệt lưu tâm phương thức thanh toán khi đàm phán hợp đồng. Có các điều kiện cơ bản:
- Letter of credit -LC (at sight,30 days,60days, 90days): Ngân hàng bên mua bảo lãnh thanh toán. Tùy thời hạn trong hợp đồng ghi là at sight (trả ngay) hay 30 days (sau 30 ngày) mà sẽ thanh toán. Đánh giá: rủi ro thấp nhất cho cả người bán và người mua.
- Telegraphic transfer -TT: thanh toán chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng. Tùy thuộc các bên đàm phán xem chuyển 1 lần hay chuyển nhiều lần. Đặt cọc ngay khi ký hợp đồng. Khuyến nghị nên đặt cọc, ít nhất là 30%. Đánh giá: rủi ro cao cho người bán và cả người mua.
- Document against payment- DP: phương pháp nhờ Ngân Hàng thu. 2 bên làm việc qua 2 ngân hàng, của người bán và người mua. Người mua thanh toán tiền cho ngân hàng người mua để nhận chứng thư, rồi mới có thể làm thủ tục thông quan hàng hóa. Các hình thức: DP at sight, 7 days, 30 days, v..v Tùy thuộc vào hợp đồng deal. Đánh giá: rủi ro rất cao cho người bán
- Document against acceptance- DA: trả chậm. Người bán đồng ý cho người mua nhận hàng (nhận chứng thư để làm thủ tục thông quan) rồi mới thanh toán. Trả chậm bao nhiêu ngày là tùy vào đàm phán. Đánh giá: rủi ro toàn bộ cho người bán.
- Open book account - ghi sổ trả sau. Người bán đồng ý cho người mua trả sau theo 1 thời gian nhất định (hoặc theo bao nhiêu lô hàng). Đánh giá rủi ro = (thanh toán DA) x (số lô hàng). Chỉ nên áp dụng cho khách hàng cực lâu năm hoặc trong giao dịch nội địa với khách thân tín.
7. Giá
Giá là yếu tố người mua quan tâm nhất. Tùy vào mỗi loại hàng (loại 1,2,3) mà giá khác nhau. Tùy vào lượng cầu trong nước cũng như quốc tế mà giá khác nhau. Cần tham khảo thông tin nguồn hàng trên 1 số trang như Globalprice.info, Freshplaza.com.
Giá quyết định hơn 70% yếu tố mua hàng, tiếp sau là chất lượng hàng, hình thức thanh toán, v..v
Bài chia sẽ của Anh Dương Đức Việt- Trưởng Phòng XNK công ty Phúc An
